Etika Bicara di Telfon Dengan Baik

Bagi kalian yang mengambil jurusan Administrasi Perkantoran di bangku SMK, tentunya tidak asing lagi dengan pelajaran yang satu ini, yaitu bagaimana caranya menghandle telepon masuk di lingkungan kerja kita. Dalam teori, ada beberapa hal menyangkut etika dalam mengucapkan kata-kata saat bicara di telepon, seperti biasakan untuk mengucapkan salam "selamat pagi; siang; sore & malam" ketimbang menggunakan kata "hallo" karena kurang sopan. Nah sekarang saya akan mencoba memaparkan seperti apa tata cara dan percakapan yang baik dalam bertelepon.

  Untuk telepon keluar / menelepon :

1. Pastikan nomor yang kamu tuju benar dan tidak salah sambung.

2. Sebutkan identitas kamu atau kalau bisa diikuti dengan identitas kantor penelepon.

3. Katakan dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan kamu sebagai penelepon.

4. Catat semua jawaban & informasi yang kamu terima.

5. Selalu berikan kesan ramah dan ucapkan salam penutup.

 

Untuk telepon masuk :

1. Segeralah mengangkat telepon sebelum telepon itu berdering sampai 3 kali.

2. Selalu siapkan alat tulis untuk mencatat informasi penting.

3. Berilah salam sesuai dengan waktu dan sebutkan identitas kantor kamu.

4. Tanyakan identitas penelepon jika penelepon belum memberitahukan identitasnya.

5. Hubungkan segera penelepon dengan yang dicari.

6. Selalu ciptakan kesan yang baik.

 

 

Berikut contoh percakapan yang baik dalam bertelepon :

K = Telepon keluar (Penelepon)

M = Telepon masuk (Penerima)

M = Selamat pagi, PT Lingkaran Septa, Heri di sini.

K = Selamat pagi, saya Handoko dari PT Angkasa Kaya, dapatkah bicara dengan Bapak Anwar Kepala Divisi SDM ?

M = Baik Bapak Handoko, mohon tunggu sebentar.

..................

M = Maaf Bapak Handoko, Bapak pimpinan sedang tidak ada di ruangan, mungkin sedang di bagian lain, adakah yang bisa saya bantu / ada pesan yang ingin disampaikan ?

K = Oh ya, kalu begitu tolong sampaikan kepada beliau, ..................................................

M = Apakah sudah cukup demikian, pak ?

K = Ya, itu saja.

M = Baik pak, pesan bapak akan saya sampaikan kepada pimpinan secepatnya.

K = Kalau begitu terimakasih pak Heri, selamat pagi.

M = Terimakasih kembali, selamat pagi.

Kira-kira seperti itulah tata cara dan penggunaan kata-kata dalam berkomunikasi di dalam telepon.

Terimakasih telah membaca dan mengunjungi blog saya.

:)